На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.
Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.
Как составить акт
Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.
Образец и пример акта приема-передачи печати
При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).
Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.
После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.
Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.
Образец акта приема-передачи печати скачать