ГОСТ 7-59-2003 СИБИД Индексирование документов Общие требования к систематизации и предметизации

ГОСТ 7.59-2003

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К
СИСТЕМАТИЗАЦИИ И ПРЕДМЕТИЗАЦИИ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

Минск

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Российской государственной библиотекой и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

ВНЕСЕН Госстандартом России

2 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 11 от 13 марта 2003 г., принят по переписке)

За принятие проголосовали:

3 Настоящий стандарт разработан с учетом основных нормативных положений международного стандарта ИСО 5963-85 «Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексирующих терминов»

4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 29 мая 2003 г. № 170-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.59-2003 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2004 г.

5 ВЗАМЕН ГОСТ 7.59-90

Содержание

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Дата введения 2004-01-01

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к индексированию: систематизации и предметизации документов и информационно-поисковым языкам, применяемым при индексировании.

Стандарт предназначен для библиотек, органов научно-технической информации, книжных палат, редакций и издательств.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию

ГОСТ 7.73-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения

ГОСТ 7.74-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-поисковые языки. Термины и определения

ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения

3. Определения

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу, АПУ: По ГОСТ 7.76.

3.2 адекватная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.3 библиографическая запись: По ГОСТ 7.76.

3.4 вспомогательные таблицы классификации: По ГОСТ 7.74.

3.5 вспомогательный классификационный признак: Классификационный признак, который принят для детализации в пределах класса, образованного по основному классификационному признаку.

3.6 дополнительная карточка систематического каталога: Карточка, место которой в систематическом каталоге определяется вторым и последующими классификационными индексами, входящими в состав полного индекса при многократном отражении документа в систематическом каталоге.

3.7 инверсия в предметной рубрике: Изменение прямого порядка слов для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова предметной рубрики или первого слова в подзаголовке многочленной предметной рубрики.

3.8 индексирование: По ГОСТ 7.74.

3.9 информационно-поисковая система: По ГОСТ 7.73.

3.10 информационно-поисковый язык: По ГОСТ 7.74.

3.11 информационный поиск: По ГОСТ 7.73.

3.12 каталожный индекс: В систематическом каталоге — классификационный индекс, указывающий деление каталога, в которое должна быть помещена данная каталожная карточка.

3.13 классификационная формула: Унифицированный порядок расположения классификационных индексов, определяющий классификационное решение.

3.14 классификационное деление (запись класса): По ГОСТ 7.74.

3.15 классификационный признак: По ГОСТ 7.74.

3.16 комбинированная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.17 комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.

3.18 лексическая единица: По ГОСТ 7.74.

3.19 многочленная предметная рубрика: Сложная предметная рубрика, в которой лексические единицы отделены друг от друга разделительным знаком. Первый элемент многочленной предметной рубрики называется заголовком, а каждый последующий, отделяемый от заголовка разделительным знаком, называется подзаголовком предметной рубрики.

3.20 обобщающая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.21 описательная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.22 основная карточка систематического каталога: Каталожная карточка, место которой в систематическом каталоге определяется первым индексом в составе полного индекса.

3.23 основной классификационный признак: Классификационный признак, который принят для организации структуры классификации, отражающей некоторую предметную область.

3.24 основные таблицы классификации: Составная часть таблиц классификации, включающая иерархические таблицы классификационных делений по основным классификационным признакам.

3.25 отраслевые таблицы классификации: Таблицы классификации, включающие полные таблицы по соответствующей отрасли знания, сокращенную выборку из таблиц классификации по смежным отраслям, а также комбинированные индексы.

3.26 поисковый образ документа: По ГОСТ 7.74.

3.27 полный индекс: В систематическом каталоге — классификационный индекс, указывающий все деления каталога, в котором отражается данный документ.

3.28 полочный индекс: Классификационный индекс, указывающий место хранения документа при систематической расстановке фонда.

3.29 предметизация: По ГОСТ 7.74.

3.30 предметный каталог: По ГОСТ 7.76.

3.31 предметизационная формула: По ГОСТ 7.74.

3.32 простая предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.33 систематизация: По ГОСТ 7.74.

3.34 систематическая контрольная картотека: Вспомогательная картотека служебного характера, в которой фиксируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя к систематическому каталогу, организованные в систематическом порядке их классификационных индексов.

3.35 систематический каталог: По ГОСТ 7.76.

3.36 сложная предметная рубрика: По ГОСТ 7.74.

3.37 сложный индекс: По ГОСТ 7.74.

3.38 составной индекс: По ГОСТ 7.74.

3.39 список предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.

3.40 ссылочно-справочный аппарат предметного каталога (списка, указателя): Совокупность указаний, фиксирующих связи и размежевания между предметными рубриками.

3.41 термин индексирования: По ГОСТ 7.76.

3.42 узкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.

3.43 универсальные таблицы классификации: Таблицы классификации по всем отраслям знаний.

3.44 централизованное индексирование: Индексирование, проводимое в методических центрах или под их руководством для использования в различных организациях.

3.45 широкий комплекс предметных рубрик: По ГОСТ 7.74.

4. Общие положения

4.1 При индексировании следует представлять с необходимой и достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа (ПОД) в виде терминов индексирования основное содержание документа, а при необходимости — его форму и назначение (далее — содержание документа) для обеспечения эффективного информационного поиска.

4.2 Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов (далее — документ).

4.3 Индексирование следует проводить на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива, элементом которого становится ПОД, характера информационных потребностей пользователей данной информационно-поисковой системы (ИПС), в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их применения в конкретной организации.

4.4 Ниже рассматриваются два принципа индексирования — классификационный и предметизационный. Принципы координатного индексирования по ГОСТ 7.66.

4.4.1 Классификационный принцип индексирования базируется на представлении содержания документа в некоторой специально разработанной классификационной системе и использовании в качестве терминов индексирования классификационных индексов, в которых отношения между классами этой системы выражены в явном виде.

Примечание — Классификационный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска по иерархическому признаку.

4.4.2 Предметизационный принцип индексирования базируется на представлении содержания документа в понятийной системе определенного естественного языка и на использовании в качестве терминов индексирования лексических единиц (ЛЕ) естественного языка.

Примечание — Предметизационный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска по алфавитному признаку.

4.5 В зависимости от того, какой принцип индексирования является ведущим (или единственным), различают классификационные и предметизационные информационно-поисковые языки (ИПЯ). В соответствии с характером ИПЯ индексирование осуществляется как систематизация или предметизация, а в качестве терминов индексирования используют соответственно классификационные индексы или предметные рубрики.

5. Требования к информационно-поисковым языкам

5.1 Общие требования

5.1.1 В состав ИПЯ входит множество ЛЕ и грамматические (парадигматические и синтагматические) отношения между ними. Грамматические отношения позволяют организовать ЛЕ в систему.

5.1.2 Элементы ИПЯ могут быть реализованы в машиночитаемой или карточной форме, на микроносителях, в форме книжного издания.

5.1.3 ИПЯ должен:

полно и точно передавать содержание, а при необходимости — форму и назначение документа, отражаемого в данной ИПС;

обеспечивать однозначное толкование терминов индексирования;

допускать многоаспектное индексирование;

допускать внесение изменений (дополнений и исправлений);

обеспечивать достаточную простоту и удобство индексирования, информационного поиска и ведение данной ИПС;

отражать современное состояние терминосистемы в данной области знания.

5.1.4 Правила использования ИПЯ фиксируют в справочно-методическом аппарате соответствующей ИПС.

5.2 Требования к классификационным информационно-поисковым языкам

5.2.1 Классификационный ИПЯ представляют в виде универсальных или отраслевых таблиц классификации, состоящих, как правило, из основных и вспомогательных таблиц, алфавитно-предметного указателя и правил применения.

5.2.2 Основным элементом таблиц классификации является классификационное деление (запись класса), в состав которого входят классификационный индекс, словесная формулировка (описание класса), при необходимости методические указания, включающие также справочно-ссылочный аппарат.

5.2.3 Классификационный индекс состоит из одной или нескольких ЛЕ, которые следует выражать цифровыми, буквенными или смешанными (буквенно-цифровыми) обозначениями с использованием синтаксических знаков.

5.2.4 В зависимости от количества ЛЕ в классификационном индексе различают простой, сложный или составной классификационные индексы.

5.2.5 Один или несколько классификационных индексов, отражающих в совокупности содержание данного документа, составляют ПОД в виде полного индекса документа.

5.2.6 Система грамматических отношений классификационного ИПЯ включает:

парадигматические отношения между классификационными делениями (классами), зафиксированные с помощью иерархической структуры таблиц классификации, а также с помощью ссылочно-справочного аппарата;

синтагматические отношения между классификационными индексами в сложных и составных индексах, образованных в соответствии с классификационной формулой.

5.2.7 В зависимости от вида документа и поставленных задач следует применять одну или несколько универсальных систем классификации — классификационных ИПЯ, приведенных ниже:

Библиотечно-библиографическую классификацию (ББК);

Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ);

Универсальную десятичную (децимальную) классификацию (УДК);

Десятичную классификацию М. Дьюи (ДКД);

Классификатор правовых актов (КПА);

Межгосударственный классификатор стандартов (МКС);

Международную патентную классификацию (МПК).

При необходимости допускается применять также и локальные (отраслевые, специальные) классификационные ИПЯ.

5.3 Требования к предметизационным информационно-поисковым языкам

5.3.1 Предметизационный ИПЯ должен быть представлен в виде перечня предметных рубрик (ПР) и ссылочно-справочного аппарата.

5.3.2 ПР состоит из одной или нескольких ЛЕ, которые следует выражать словами или словосочетаниями естественного языка, а также цифрами и другими обозначениями, используемыми в естественном языке.

5.3.3 В зависимости от количества ЛЕ в ПР различают простую и сложную ПР.

Примечание — В зависимости от характера синтагматической организации ЛЕ в составе сложной ПР различают описательную и многочленную (в том числе комбинированную) ПР. Многочленная ПР состоит из заголовка и одного или нескольких подзаголовков.

5.3.4 Одна или несколько ПР, отражающих в совокупности содержание документа, составляют его ПОД.

5.3.5 Совокупность ПР, объединенных определенной темой, образует комплекс ПР. Различают узкий и широкий комплексы ПР.

5.3.6 Система грамматических отношений предметизационного ИПЯ включает:

парадигматические отношения между ЛЕ или ПР, зафиксированные с помощью ссылочно справочного аппарата;

синтагматические отношения между ЛЕ в составе сложной ПР, образованной в соответствии с предметизационной формулой.

6 Технологические процессы и основные правила индексирования

6.1 Общие правила индексирования

6.1.1 Индексирование должно содержать следующие взаимосвязанные процессы: анализ содержания документа как объекта индексирования; выявление и отбор смысловых компонентов в содержании документа; принятие решения о составе ПОД;

оформление отобранных смысловых компонентов как понятий в терминах индексирования в соответствии с системой грамматических средств данного ИПЯ;

 редактирование терминов индексирования в составе ПОД.

6.1.2 Анализ документа проводят по всем элементам, позволяющим выявить его содержание, идеологическую направленность, форму и назначение.

6.1.3 В основном содержании документа выделяют компоненты, отражающие его предмет (предметы) и аспект (аспекты) рассмотрения. Выделенные смысловые компоненты могут формулироваться предварительно в произвольной словесной форме.

6.1.4 Принятие решения о составе ПОД и оформление терминов индексирования проводят в соответствии с правилами ИПЯ с необходимой и достаточной для данной ИПС глубиной, точностью и многоаспектностью.

Примечание — Термины централизованного индексирования (классификационные индексы или предметные рубрики) допускается дополнять, уточнять и, при необходимости, изменять.

6.1.5 При редактировании терминов индексирования проверяют соответствие отобранных смысловых компонентов содержанию документа, правильность оформления терминов индексирования в ПОД с учетом установленных между ними связей и отношений.

6.1.6 Методические решения, имеющие типовой характер, а также решения по сложным случаям индексирования должны быть зафиксированы по правилам, принятым в конкретной ИПС.

6.2 Правила систематизации

6.2.1 Классификационное решение выражают одним или несколькими классификационными индексами, составляющими ПОД в виде полного индекса документа.

6.2.2 На основе принятого классификационного решения составляют и оформляют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя (АПУ).

6.2.3 Классификационное решение фиксируют в библиографической записи документа по правилам, принятым в данной организации, с одновременным (при необходимости) оформлением записи АПУ и систематической контрольной картотеки (СКК).

6.2.4 Для систематического каталога (СК) в карточной форме оформляют основную и дополнительную карточки, снабженные в установленном порядке полным, каталожным и полочным индексами.

6.3 Правила предметизации

6.3.1 Предметизационное решение выражают одной или несколькими ПР, составляющими ПОД.

6.3.2 В зависимости от степени конкретизации представления предмета и его аспектов разливают адекватные и обобщающие ПР. При окончательном выборе ЛЕ в процессе оформления ПР следует обозначать предмет и его аспекты с необходимой и достаточной для данной ИПС степенью адекватности.

6.3.3 При отсутствии в предметизационном ИПЯ необходимой ЛЕ принимают решение о включении в ИПЯ новой ЛЕ. Одновременно вносят изменения в перечень ПР и другие справочнометодические документы.

6.3.4 В сложной ПР упорядочивают ЛЕ в цепочку в соответствии с правилами синтагматики, имеющимися в предметизационной формуле, принятой в данном ИПЯ.

6.3.5 При необходимости ПР связывают с другими ПР в соответствии с принципами парадигматики данного ИПЯ и методическими решениями, принятыми в конкретной ИПС.

6.3.6 При организации широкого комплекса ПР связывают с помощью ссылочно-справочного аппарата в соответствии с принципами парадигматики данного ИПЯ и методическими решениями, принятыми в конкретной ИПС.

6.3.7 При организации узкого комплекса ПР допускается инверсия для выведения слова, несущего максимальную смысловую нагрузку, в позицию ведущего слова в ПР или первого слова в подзаголовке многочленной ПР.

6.3.8 Предметизационное решение фиксируют в библиографической записи документа по правилам, принятым в данной организации, с одновременным оформлением записи в перечне ПР [в частности, в рабочей картотеке к предметному каталогу (ПК)].

Ключевые слова: индексирование, систематизация, предметизация, классификационные системы, информационно-поисковые языки, классификационный индекс, предметная рубрика