От того, насколько верно и грамотно составлено деловое письмо и коммерческое предложение нередко зависит успех коммерческих отношений. Именно поэтому данную документацию следует оформлять с учетом определенных правил.
Правило 1. Каждое деловое письмо составляется на фирменном бланке компании. Предприятие самостоятельно разрабатывает свой фирменный бланк. Однако в нем в обязательно порядке должны присутствовать следующие сведения:
- наименование организации (сокращенное или полное);
- ее фактический адрес и телефон (факс);
- адрес электронной почты или web-сайта.
К числу необязательных, но желательных реквизитов фирменного бланка можно отнести:
- логотип компании;
- банковские реквизиты.
От того, насколько полной и достоверной является Ваша контактная информация, зависит время ожидания ответа на отправленное послание.
Правило 2. Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма, как у отправителя, так и у адресата.
Образец и пример написания
Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа.
Обязательная регистрации входящей и исходящей документации позволяет упорядочить движение деловой переписки на предприятии.
Правило 3. Чуть ниже регистрационного номера размещают шапку письма. Шапка состоит из наименования должности и ФИО адресата, которые указываются в правом верхнем углу, а также из непосредственного обращения к вышеуказанному адресату. Чаще всего в конце обращения ставится знак восклицания (например, «Уважаемый Степан Ильич!»).
Правило 4. Шрифт письма должен быть одинаковым на всем документе. От выбора шрифта напрямую зависит восприятие послания адресатом, поэтому шрифт не должен быть слишком мелким или крупным. Стандартом деловой переписки считается использование 12-го размера кегля шрифта Times New Roman с единичным межстрочным интервалом.
Исключение можно сделать для личной переписки, например, приглашений или поздравлений. В данном случае допускается более свободное оформление.
Правило 5. Еще одним обязательным реквизитом делового письма являются сведения об исполнителе:
- должность и ФИО (желательно полностью, чтобы собеседнику было удобнее обратиться к данному лицу);
- номер рабочего либо мобильного телефона;
- адрес электронной почты.
Данная информация позволит получателю в кратчайшие сроки найти человека, составившего документ, и обратиться с ответом непосредственно к нему, что поможет существенно сократить время деловых переговоров, осуществляемых посредством переписки.
Образец на английском языке
Информация об исполнителе помещается в конце документа. Для ее указания принято использовать более мелкий шрифт, чем шрифт, используемый при написании основного текста письма.
Правило 6. Необходимым условием составления деловой документации служит наличие полей. В большинстве случаев левое поле принимается равным трем сантиметрам, правое — полутора сантиметрам. Более широкое левое поле позволяет без труда ознакомится с содержанием документа после ее архивной подшивки.
Правило 7. Письма, составленные на двух и более листах, подлежат нумерации. Номер страницы рекомендуется вставлять с помощью колонтитулов и помещать в правом нижнем углу листа. Нумерация страниц поможет избежать путаницы и оценить объем получаемого послания.
Правило 8. Если деловое письмо содержит приложения, их следует оформлять на отдельных листах. Информация об имеющихся приложениях указывается между основным текстом письма и подписью составителя или иного должностного лица. В случае наличия нескольких приложений, они указываются в виде списка.
Листы приложений могут нумероваться отдельно по каждому приложению, либо вместе с основным письмом.