Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка – это неотъемлемый элемент трудовых отношений, складывающихся между работником и работодателем. Она необходима в тех случаях, когда работник должен объяснить своему непосредственному начальству, почему им, например, была нарушена трудовая дисциплина, не выполнено какое-либо поручение или работник погулял лишний день в несоответствии с производственным календарем.

Разрешение многих иных ситуаций также требует написания объяснительной записки. Соответствующие положения имеются в Трудовом кодексе и иных законодательных актах. Так, данный документ может являться сопроводительным при составлении отчета или какого-либо плана. При этом записка содержит пояснительные положения, касающиеся содержания основного документа. В таком случае ее оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Для раскрытия той или иной ситуации достаточно обычного листа бумаги, где указывается должностное лицо, которому адресована объяснительная, и отражаются все обстоятельства.

Записка, как и любой другой документ, имеет обязательные реквизиты. К ним принято относить:

• Наименование организации, в рамках которой она пишется.
• Данные адресата – его ФИО.
• Наименование документа, то есть, «объяснительная записка».
• Дата написания и номер, под которым зарегистрирована объяснительная в соответствующем журнале учета документации.
• Подзаголовок к тексту, начинающийся, например, со слова «касательно».
• Сам текст объяснительной записки.
• Данные составителя и его подпись.

Структура документа включает в себя 2 части: фактическую, которая раскрывает причины его составления, и объяснительную, где указываются причины возникновения сложившейся ситуации.

Как правило, следующие случаи требуют написания записки:

• Обнаружение недостачи в кассе или в складских помещениях.
• Опоздание или прогул.
• Внесение поправок в бухгалтерскую или налоговую отчетность организации.

Служебная записка, которая отправляется «по горизонтали», а не вышестоящему руководству, имеет те же реквизиты, что и объяснительная. При возникновении необходимости доложить начальству о наиболее значимых событиях, произошедших в организации, обычно используют докладные записки.

  Скачать образец объяснительной записки

  Скачать пример объяснительной записки при нарушении на работе