Правильное ведение делопроизводства, при котором осуществляется строгий учет и контроль движения документов, актуально для любого предприятия. Оптимизированные процессы документального оборота важны как для слаженной работы организации, так и для успешного предъявления надзорным и контролирующим органам.
К примеру, в подавляющем большинстве случаев организации используют в своей деятельности бланки документов, подлежащих строгому учету и отчетности. Положительные результаты проверок во многом будут зависеть от того, насколько правильно учтены документы.
Пример шнуровки книги БСО
Для начинающих свой бизнес организаций и предпринимателей необходимо четко знать, что собой представляют бланки строгой отчетности (БСО), как должна быть оформлена и заполнена книга их учета.
Следует определить, какие именно БСО будут использоваться на предприятии. К этой категории документов могут быть отнесены билеты, путевые листы, платежные квитанции, доверенности и иные документы финансового значения.
Следующий этап введения на предприятии использования БСО – изготовление книги учета бланков. Все листы документа должны быть пронумерованы и прошиты шнуром, концы которого подклеиваются листком бумаги со стороны обложки, скрепляются печатью и заверяются подписью руководителя, с указанием количества листов и даты оформления. Эти меры необходимы для того, чтобы исключить возможность удаления или изъятия отдельных страниц из книги учета.
Заполнение книги должно быть правильным, с указанием всех используемых БСО, их номерами, серией и полным названием. Удобнее всего для отражения информации использовать табличный вид. Существует унифицированная форма книги учета бланков, которой можно воспользоваться, однако это условие не является обязательным.
Документ должен содержать сведения о зарегистрированных бланках — ежедневно, еженедельно, либо реже, так как это зависит от условий работы предприятия. Каждый прием-передача бланка отражается записью в книге, заверяется подписью назначенного ответственного лица, которое должно являться материально ответственным.
Образец бланка книги учета бланков строгой отчетности скачать