Письмо-извещение представляет собой один из видов служебного письма. Такое письмо составляется с целью донесения до получателей информации о каких-либо предстоящих мероприятиях, рассчитанных на широкий круг участников. Такого рода мероприятиями могут быть различные семинары, выставки, презентации, конференции или совещания.
Следовательно, письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, в число которых нередко входят и юридические лица (компании, учреждения или производственные предприятия).
К числу обязательных реквизитов письма-извещения относятся:
- наименование компании-организатора указанного мероприятия;
- справочные данные (адреса, телефоны и другая контактная информация);
- ОГРН, ИНН, КПП и коды ОКВЭД (как правило, все эти сведения содержатся в шапке фирменного бланка организации);
- регистрационный номер письма-извещения;
- дата его составления;
- заголовок к основному тексту;
- подпись и отметки об исполнителе (желательно указать должность и ФИО лица, ответственного за организацию мероприятия, чтобы заинтересованные лица могли получить необходимую информацию).
Образец письма-извещения
Подписывается извещение руководителем компании-организатора или иным лицом, ответственным за проведение указанного мероприятия. В случае, когда мероприятие организовано несколькими предприятиями, подпись ставят руководители каждой компании-участника.
Чаще всего в подобных письмах реквизит «Адресат» не заполняется или имеет обобщенный вид.
Письма-извещения не одинаковы по своему составу. Некоторые из них лишь сообщают о факте планируемого мероприятия, месте и времени его проведения. В других письмах, помимо этой информации, раскрываются условия участия в данном мероприятии (например, стоимость участия или рекомендуемая форма одежды), либо даются иные вспомогательные сведения. Более подробные извещения имеют приложения.
В роли приложений к письмам-извещениям, как правило, выступают следующие документы:
- программа мероприятия;
- анкета участника;
- карта участника;
- иные материалы, содержащие необходимую информацию о мероприятии.