Письмо-запрос является разновидностью делового письма. Цель его составления заключается в получении какой-либо документации или определенных сведений.
Как правило, запрос оформляется на фирменном бланке компании-составителя. В тексте письма, помимо изложения запроса, указывается его обоснование, объясняющее необходимость получения указанных сведений и материалов, поскольку ни одна организация не вправе запрашивать информацию, напрямую не относящуюся к ее функциональной деятельности. В качестве обоснования чаще всего приводятся ссылки на конкретные нормативно-законодательные акты или организационно-правовые документы.
Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письма. При этом обязательными являются следующие пункты:
- реквизиты составителя и получателя письма;
- исходящий номер и дата составления письма;
- если данное письмо-запрос является ответом, следует сделать ссылку на номер и дату исходного письма;
- заголовок, отражающий суть письма-запроса;
- обращение (нередко запрос адресуется руководителю или иному уполномоченному лицу компании-получателя; если известно его имя, то в обращении следует его указать);
- цель письма, выражающая желание отправителя получить те или иные сведения;
- суть вопроса, конкретизирующая перечень необходимых документов или сведений, а также объясняющая причины, по которым они необходимы;
- выражение надежды на успешное сотрудничество и благодарность за уделенное внимание или затраченные усилия (данный реквизит не является обязательным, а скорее представляет собой элемент делового этикета);
- подпись составителя и сведения о нем (ФИО, должность и координаты), необходимы для того, чтобы при возникновении каких-либо вопросов, касающихся предоставления запрашиваемых сведений, получатель мог связаться с составителем и получить необходимую информацию.
Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.
На каждое письмо-запрос получателем в обязательном порядке должно быть составлено письмо-ответ. Ответом может служить письмо, содержащее запрашиваемые сведения, сопроводительное письмо к требуемой документации, либо отказ от предоставления информации с обязательным объяснением причины данного отказа.
Скачать образец и пример письма-запроса