Выдачу наличных денежных средств производит бухгалтерия. Основанием служит расходный кассовый ордер (РКО). Постановление Госкомстата России утвердило официальный бланк, форма № КО-2. РКО оформляется в зависимости от порядка ведения кассовых операций. Бланк выписывает бухгалтерский работник или ответственное лицо в одном экземпляре.
Как заполнить
Пример заполнения расходного кассового ордера
В заголовке указывают наименование организации и структурное подразделение (если оно отсутствует, ставится прочерк).
Из справки Госкомстата выбирают «Коды», по ОКУД 0310002 выставляется код документа.
«Номер документа» выставляют на основании записей в регистрационном журнале приходных и расходных документов кассы (Форма № КО-3) .
Нумеруют кассовые документы с начала календарного года по порядку.
Расходные кассовые ордера составляют в тот день, когда были выданы из кассы денежные средства. Указанная в нем дата – дата выдачи денег. Ее указывают в соответствующей графе в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами.
Графу по Дебету и Кредиту заполняет бухгалтер, который обрабатывает данный первичный документ.
Графу «Дебет, код структурного подразделения» заполняют тогда, когда выдача денег происходит в структурном подразделении (в отделе магазина, на конкретной торговой точке). В ином случае графу прочеркивают.
Строка «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» содержит номер счета и, при необходимости, субсчета. По его дебету отражают выбытие из кассы денежных средств.
Строку «Дебет, код аналитического учета» заполняют только в случае применения таких кодов в организации. Тогда по счету записывают код аналитического учета, который указывают в предыдущей строке. В других случаях здесь ставят прочерк.
Графа «Кредит» отражает номер счета, по кредиту которого выдают денежные средства.
Графа «Сумма, руб. коп.» содержит цифровые записи денежной суммы, которую выдают из кассы организации. Их делает бухгалтер.
Строку «Код целевого назначения» заполняют в том случае, если предприятие в своей деятельности применяет соответствующую систему кодирования. Тогда указывают код назначения использования выбывших денежных средств.
В графе «Выдать» отмечают в дательном падеже ФИО человека, которому выдают из кассы средства.
Строка «Основание» включает содержание финансовой операции.
Графу «Сумма» заполняют также, как и приходной ордер.
Строка «Приложение» содержит наименование прилагаемых первичных и иных документов, на основании которых производится выдача денег из кассы. В случае если деньги выдают сотруднику сторонней организации, то он должен предоставить доверенность от своей организации на получение денежных средств. Ее оставляют как приложение к ведомости или расходному ордеру.
Уже оформленный РКО регистрируют в журнале по форме № КО-3. Его подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и руководитель организации. Подпись руководителя не обязательна на данном документе в том случае, если его разрешающая резолюция на проведение операции есть на документах, прилагаемых к РКО.
Затем бланк передают кассиру, который проверяют правильность составления ордера.
Графу «Получил» заполняет лицо, которое должно получить деньги из кассы. Здесь указывается получаемая денежная сумма (рубли прописывают с заглавной буквы, прописью, с начала строки; копейки отмечают цифрами). Ниже ставится подпись и дата получения.
Если выдача денег по ордеру осуществляется отдельному лицу, то кассир должен потребовать к предъявлению документ, удостоверяющий личность (паспорт и пр., любой официальный документ, в котором есть фотография владельца и его подпись). В следующую графу РКО кассир вносит наименование, номер, место выдачи и дату документа.
Документ указывают в независимости от получателя денег: будь то свой сотрудник или представитель сторонней организации. Исключений не предусмотрено.
Графу «Выдал кассир» заполняет кассир после выдачи денежных средств по РКО. Он расписывается и указывает свои ФИО.
Приложенные к бланку документы кассир погашает штампом с указанием на них даты или надписью «Оплачено».
Важно помнить, что РКО всегда остается в кассе. На руки лицам, получившим денежные средства, он не выдается.
Скачать бланк расходного кассового ордера формы КО-2