Предприятия, применяющие кассовое оборудование, могут использовать в своей деятельности бланки строгого учета (БСО). Все эти документы имеют кассовое (финансовое) назначение, так как применяются для наличных расчетов с населением при оказании услуг или реализации различной продукции. Законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ (пункт 2 статьи 2) закреплено право предприятий на замену чеков кассовых аппаратов бланками строгой отчетности. Постановление от 06.05.2008 г. № 359 регулирует условия выдачи, хранения и учета бланков строгой отчетности.
Виды БСО и требования к ним
Бланки подразделяются на два вида:
- утвержденные на уровне Правительства на разные виды услуг (например, автобусные, железнодорожные и авиабилеты);
- разработанные организацией (предпринимателем) самостоятельно.
Тем не менее, в бланках, созданных предприятиями, должны присутствовать обязательные реквизиты, которые определены Законом. В ином случае они могут быть признаны недействительными. Пунктом 3 Постановления определено, что документ строгого учета должен содержать:
- полное наименование бланка;
- серию и номер, состоящий из шести знаков;
- подробные реквизиты предприятия (предпринимателя): название (ФИО), адрес местонахождения, коды ИНН и пр.;
- полное название оказываемой услуги (работы), единицу измерения, вид, стоимость и т.п.;
- дату составления;
- данные ответственного за составление документа лица, с его подписью;
- для организаций – наличие оттиска печати (штампа).
При самостоятельной разработке бланка Закон не запрещает внесение дополнительных сведений, напрямую связанных с особенностями оказываемых услуг (работ).
Изготовление БСО
Образец бланка строгой отчетности для ИП или ООО
Документы изначально должны быть созданы в электронном виде, а затем отпечатаны типографским способом. Изготовление бланков на принтере строго запрещено. Закупать для этих нужд специализированное оборудование экономически целесообразно только в случае больших потребностей предприятия, поэтому самым рациональным решением вопроса будет заказ печати БСО в типографии, с указанием нужного вида и объема.
Документы строгой отчетности с наличием корешков заполняются в одном экземпляре. Отрывная часть документа передается клиенту после проведения расчетов, а корешки бланков хранятся до определенного срока уничтожения. БСО без корешка должны быть оформлены в двух экземплярах, при этом копия остается на предприятии, а оригинал передается покупателю. При получении наличных средств от населения должен быть оформлен кассовых приходный ордер с отметкой в кассовой книге о проведении операции.
Бухгалтерская отчетность
Бланки строгого учета принадлежат к категории материальных ценностей, в связи с чем, их учетом, выдачей и архивированием занимается специально назначенное материально ответственное лицо бухгалтерии. Специалист обязан составлять и подавать заявки в типографию на печать нужного количества бланков. После изготовления ответственное лицо обязано принять БСО по акту, сверив серии, номера, виды и количество по каждой позиции. Акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия.
Информацию о полученных документах следует внести в учетный реестр. Для учета БСО каждое предприятие разрабатывает такую книгу самостоятельно. Журнал дожжен быть прошнурован и пронумерован, скреплен печатью, чтобы исключить изъятие листов. При наличии на предприятии собственной системы изготовления бланков ведение журнала не является необходимым.
Все БСО следует поставить на бухгалтерский учет. Для этого используется забалансовый счет 006 (дебет). По мере использования на израсходованные бланки составляется акт списания, на основании которого бухгалтерия списывает их с кредита счета 006.
Проводки по этим операциям выглядят следующим образом:
- при изготовлении БСО сторонними исполнителями – Д 20 (44) К 60, где расходная часть отражается в виде стоимости документов;
- при изготовлении бланков автоматизированной системой организации — Д 20 (44) К 60, где расходная часть отражается в виде стоимости всех затрат на печать (чернил, бумаги, амортизационных начислений и т.п.).
Для хранения бланков следует предусмотреть наличие сейфа, металлического шкафа в специально оборудованном помещении. После 5-ти лет хранения документы полежат уничтожению. Такая процедура должна быть оформлена актом, составленным специально созданной комиссией.