Данный вид журналов используют на предприятиях (организациях), которые работают без кассира-операциониста, а именно:
- в организациях общественного питания, где денежные средства (выручку) передают официанту;
- в организациях сферы обслуживания, где денежные средства (выручку) получает приемщик заказов;
- в магазинах, где кассовые аппараты установлены на прилавках, а продавцы пробивают чеки и т.д.
Предназначение журнала – учет операций прихода наличных денежных средств (выручки) по каждой ККМ. Кроме того, журнал предоставляется пользователям как контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков. Он должен быть пронумерован, прошнурован и подписан главным бухгалтером, руководителем организации, налоговым инспектором.
Помимо этого, журнал должен быть скреплен печатью предприятия.
Для каждой ККТ заводится отдельный журнал.
Записи в данном документе ведет специалист, работающий с ККТ, в хронологическом порядке ежедневно шариковой ручкой или чернилами без помарок.
Заполнение и ведение формы № КМ-5
Образец заполнения формы № КМ-5
Форма № КМ-5 заполняется следующим образом: в начале рабочей смены или дня кассир в первой по третью графу указывает дату, номер его отдела и свои ФИО.
4 графа – порядковый номер контрольного счетчика на конец предыдущей смены или рабочего дня.
6 графа – показания на начало смены или рабочего дня.
По окончанию смены или рабочего дня делаются остальные журнальные записи. В графах 5, 7 вписывают показания счетчиков. В графу 8 – показания о выручке, которые должны быть равны разности граф 7 и 6.
Сдачу и прием денег оформляют в журнале подписями контролера-кассира, представителя администрации организации, официанта, продавца и др. Если результаты сумм фактической выручки и данных с контрольной ленты расходятся, то сначала выясняют причины расхождения, а затем вносят выявленные излишки или недостачи в определенные графы журнала.
Графа «Показания» заполняется при перерегистрации ККТ, проверке, снятие с учета, передаче в ремонт сотрудником центра технического обслуживания или налоговой инспекции.
Работники, которые принимают выручку от покупателей, имеют право сдать ее в главную кассу в течение смены или дня, а не только при ее (его) окончании. По этой причине в графе 9 указывают суммы выручки, которая была сдана в течение смены или дня. Она должна совпадать с суммой выручки, полученной за смену или день (Графа 8). При этом разница между графами 8 и 9 обязательно должна быть равна части той выручки, которая была сдана в главную кассу предприятия (организации) в конце смены или дня.
Журнал должен подписать ответственный за него работник, который принимал наличные денежные средства в течение смены или дня, а также представитель администрации организации по окончанию смены или рабочего дня.
Справка-отчет кассира (форма № КМ-6) фиксирует показания счетчиков ККТ.
Журналы должны храниться в организации не менее пяти лет.
Вносимые в журнал исправления должны быть оговорены и заверены соответствующими подписями контролера-кассира, кассира, официанта или продавца, главного бухгалтера и руководителя организации.
