Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Образец составления
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской.
В российском классификаторе ОКУД служебная записка не выделена в качестве самостоятельного документа. При ее составлении рекомендуется придерживаться требований, выраженных ГОСТом 6.30-2003 «УСД. УСОРД.
Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.
Основными реквизитами являются:
- сведения об адресате (структурное подразделение, должность, ФИО);
- регистрационный номер и дата составления служебной записки;
- наименование документа («Служебная записка»);
- подзаголовок к основному тексту, частично раскрывающий предмет сообщения;
- текст записки;
- подпись составителя, его ФИО, должность и наименование структурного подразделения.
Пример служебной записки о премировании скачать
Служебная записка на приобретение скачать