В рамках общей системы делопроизводства предприятия, для контроля движения издаваемых приказов применяется журнал их учета.
Образец журнала регистрации приказов
Журнал регистрации приказов призван решить задачи по регистрации и учету распоряжений руководителя, улучшить контроль и облегчить поиск и архивирование изданных за отчетный период приказов.
Процедуры составления, оформления и регистрации распорядительных документов регламентируются разрабатываемым на предприятии Порядком оформления и издания приказов, являющимся документом внутреннего пользования. Для идентификации приказа используется индексация, включающая в себя буквенные и цифровые обозначения.
Регистрационный код документа имеет индивидуальный шифр, который относит каждый приказ к определенному виду, типу или указывает на принадлежность к какому-либо подразделению предприятия.
Например, для документов, касающихся кадровых вопросов, в индексации применяется буква:
- «О» — при оформлении приказов по отпускам;
- «В» — при составлении документов в отношении применения дисциплинарных взысканий и выговоров;
- «КМ» — при издании приказа по вопросам командирования сотрудников.
Такой метод идентификации документов используется в системах делопроизводства большинства предприятий, что позволяет оперативно найти нужную бумагу.
Унифицированной формы журнала учета распорядительных документов не существует, в связи с чем, каждая организация разрабатывает собственный формат документа. Ответственность за правильность и корректность заполнения журнала несет назначенное лицо службы кадров.
Бланк журнала регистрации приказов скачать