Заполнение личной карточки работника

При поступлении на предприятие на работника любой категории заводится личная карточка. Для ее заполнения используется форма № Т-2, основание — приказ о приеме на работу. Оформлением карточки занимается работник кадровой службы. Подлинность изложенных в ней сведений подтверждает лицо, на которое была заведена карта.

Работник ставит свою подпись в конце II раздела.

Личная карточка заполняется на основании следующих документов:

• документы, удостоверяющие личность работника (обычно паспорт)
• военный билет
• трудовая книжка
• документы об окончании учебных заведений
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
• свидетельство из налогового органа о постановке на учет
• приказ о приеме на работу

Остальную информацию вносят из сообщенных о себе сведений работником.

Принцип заполнения формы № Т-2

• Наименование организации указывают полностью, сокращают только в тех случаях, когда наименование закреплено в учредительных документах необходимо проследить за правильным написанием;
• Табельный номер работников включает не более 6 цифр. Его присваивают каждому вновь прибывшему и не меняют до его увольнения;
• Номера налогоплательщика и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывают на основании свидетельства о присвоении ИНН и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• Первую букву фамилии работника следует указать в столбце «Алфавит»;
• Необходимо отметить характер работы: «временно» или «постоянно»;
• Вид работы записывают полностью: по совместительству или основная;
• Буквами «М» или «Ж» обозначают пол;
• Полностью записывают ФИО;
• На основании документа, удостоверяющего личность, устанавливают и полностью записывают дату рождения в текстовой зоне. Код указывают в числовом формате;
• Длина записи при заполнении строки «Место рождения» не должна превышать 100 символов (включая пробелы, знаки препинания). Области и районы пишут в родительном падеже, без запятых. При упоминании города, деревни, округа, области, поселка используют сокращение в виде первых трех букв (гор., дер., обл. и т.д.). Край, район, станция сокращают кр., рн., ст. Пишут полностью – аул, кишлак, село, станица;
• Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления 0К 019-95 служит основанием для присвоения кода места жительства в личной карточке;
• Гражданство записывают без сокращений. Ее кодирование осуществляют в соответствии Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95. Код 1 – гражданство РФ. Код 2 – двойное гражданство. Код 3 – иностранное гражданство. Код 4 – отсутствие гражданства;
• Полностью указывают языки, которыми владеет работник. Степень знания указывают при помощи кода. 1 – переводит со словарем, читает. 2 – читает, может объясняться. 3 – владеет свободно;
• Графу «Знание иностранного языка» кодируют с использованием двух знаков. Первый – код языка, второй – степень знания;
• Образование заполняется и кодируется в соответствии Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и ОКИН.

Уровни образования

Уровням образования присваиваются следующие коды:
• 02 — начальное (общее) образование;
• 03 — основное среднее образование;
• 07 — среднее общее образование, полное;
• 10 — начальное профессиональное образование;
• 11 — среднее профессиональное образование;
• 15 — неполное высшее образование;
• 18 — высшее образование;
• 19 — послевузовское образование.

Во избежание ошибок при формировании записи о неоконченном образовании работника разработан пример заполнения.

Запись об образовании работника, если оно не окончено:

• окончил 5-6 классов средней школы;
• окончил 7, 8, 9 класс средней школы.

Обучается в высшем учебном заведении, но не окончил его:

• окончил 3 курса высшего учебного заведения;
• окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но прервал его либо обучается на 3 курсе.

Обучается в среднем специальном учебном заведении, но не окончил его:

• окончил лицей, гимназию;
• окончил профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение.

Вид образования по классификации:

• начальное образование;
• среднее неполное образование;
• основное общее или среднее профессиональное образование;
• количество оконченных курсов или курс обучения в настоящий момент;
• среднее общее или неполное среднее профессиональное образование;
• среднее общее образование;
• неполное высшее образование;
• начальное профессиональное образование.

При заполнении строки о наименовании учебного заведения допустимо сокращение слов, не искажающих смысл наименования. Слово «имени» сокращается «им.». Если за ним идут слова «академика» или «профессора», то следует писать «им. академика», «им. профессора» и т.д.

Любые сведения об образовании устанавливают при наличии документов. Свободные строки в этом разделе предназначены для названий и дат окончания высшего или среднего профессионального образования, второго образовательного учреждения. В том случае, если работник окончил несколько заведений по различным специальностям, указывают оба учебных заведения.

Квалификацию по диплому указывают так:

• оконченное высшее учебное заведение: «бакалавр», «магистр», «специалист». Отмечают направление или специальность;
• оконченное среднее учебное заведение: «товаровед», «техник», «менеджер», «бухгалтер» и прочее.

Основную или дополнительную профессию указывают полностью в соответствии с приказом о приеме на работу и штатным расписанием. Ее кодирует на основании ОКПДТР

Дополнительная профессия – это та, которая не совпадает с основной и представляет интерес для организации

Стаж работы (непрерывный, общий, дающий право на какие-либо льготы, надбавку и пр.) рассчитывают исходя из записей в документах, подтверждающие соответствующий стаж.

Состояние в браке

Состояние в браке записывают и кодируют в соответствии с ОКИН.

• код 1 – никогда не был в браке;
• код 2 — находится в зарегистрированном браке;
• код 3 — находится в незарегистрированном браке;
• код 4 — вдовец (вдова);
• код 5 — разведен(а).

 Состав семьи и паспортные данные

Указывают членов семьи и степень родства. Считаются ближайшими родственниками: мать, отец, дочь, сын, родной брат, родная сестра, лицо, на попечении которого находится работник

В строгом соответствии с паспортом указывают содержащиеся в нем данные. Адрес проживания записывают по принципу записи места рождения. Следует заполнить обе графы, адрес проживания по паспорту, фактический адрес, номер телефона.

Воинский учет

«Сведения о воинском учете», то есть второй раздел личной карточки заполняется на основании следующих документов:

• военного билета или документа, его заменяющего, удостоверения военнослужащего запаса;
• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Для подтверждения согласия о внесенных данных в I и II раздел работник собственноручно проставляет дату и подписывает личную карточку. Сотрудник кадровой службы также должен поставить свою подпись, расшифровку подписи, наименование должности.

Раздел о приеме на работу

Далее следует перейти к заполнению раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» (III раздел). Он оформляется в соответствии с приказами о приеме на работу и о переводе на другую работу. Формы Т-1 и Т-1а, форма Т-5. Внесенные записи предоставляют работнику под роспись.

Раздел IV «Аттестация» заполняют полностью (все графы и столбцы). В нем отмечают:

• дату прохождения аттестации;
• решение комиссий;
• ссылку на конкретный документ.

Незаполненной может быть только графа «Основание».

Информация о повышение квалификации записывают в соответствии с предоставленными работником документам.

Раздел V «Повышение квалификации» содержит:

• вид повышения квалификации;
• даты начала/окончания обучения;
• наименование учебного заведения, факультета при высшем или среднем учебном заведении, курсы при министерстве или предприятиях (различных организациях) и т.д.;
• вид документа (удостоверение, свидетельство).

Таким же образом вносят в раздел VI сведения о профессиональной переподготовке. Указывают специальность, направление, профессию, по которой произошла переподготовка. Перечисляют государственные награды.

Отпуск

Раздел VIII «Отпуск» используют для учета всех отпусков, предоставляемых за период работы в организации работнику.
В таблицу по отпускам вносят только дату начала в соответствии с приказом.

В графе «Дата окончания» указывают дату выхода из отпуска по факту (связано со случаями прерывания отпуска или вызова на работу до его окончания). В этой же таблице отмечают отпуска без сохранения заработной платы, так как его учитывают в подсчетах стажа работы

Социальные льготы

Раздел IX «Социальные льготы» используют для указания перечня льгот и их оснований. Которые предоставляются работникам локальными нормативными актами предприятия, федеральным законом, подзаконными актами.

Для полноты учета в разделе «Дополнительные сведения» можно указать:

• информацию об обучении на очных, заочных, экстернатных отделениях учреждений среднего и высшего профессионального обучения с проставлением дат из автобиографии;
• информацию о работающем инвалиде. Следует указать справку МСЭК, группу инвалидности, дату ее установления, причины;
• заключение экспертной комиссии о характере труда и его условиях.

Основания увольнения

Раздел XI «Основания увольнения» заполняют после увольнения работника. Здесь указывают дату, номер приказа, основания увольнения на основе точных формулировок, приведенными в ТК РФ.

После закрытия личной карточки сотрудник кадровой службы должен поставить личную подпись, расшифровку подписи, указать должность. Работник расписывается таким же образом, его подпись является подтверждением всех записей в личной карточке.

Принцип внесения изменений сведений о сотруднике

При изменении сведений в личную карточку вносят соответствующие данные. Их заверяет специалист отдела кадров своей подписью. Если корректировка касается разделов «Сведения о воинском учете», «Общие сведения», то работник также должен проставить свою роспись.

Схема внесения изменений идентична схеме по трудовой книжке. При изменении фамилии старую следует зачеркнуть и записать новую на основании предоставленных документов. Последующие изменения данных отражает в карточке работник отдела кадров. Полностью заменять личную карточку нежелательно, так как в дальнейшем сложно восстанавливать все данные о сотруднике. Изменений паспортных данных, состояния в браке можно производить с применением зачеркивания.

Принципы кодирования

Информация в личной карточке кодируются в соответствии с правилами по заполнению, которые определены Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами.

1. Форму считают испорченной, если в поле кодирования внесены некорректные записи. Подлежит переписыванию.
2. Рекомендуется вносить точные коды либо до сдачи в архив не вносить их.
3. Часть реквизита остается пустой при отсутствии информации либо отрицательных ответах.
4. При заполнении дат названия месяцев пишут полностью, год — четырьмя цифрами.
5. Даты кодируют арабскими цифрами: число, месяц, год.

На предприятиях и организациях, которые не планируют введение АСУ кадровой деятельностью, можно не кодировать реквизиты.

  Бланк личной кароточки работника

  Форма личной карточки сотрудника

  Образец заполнения формы Т-2 личной карточки работника