На дела временного и постоянного хранения необходимо составлять описи дел.
Образец описи дел по личному составу
Важно знать, что опись являет собой архивный справочник в виде систематизированного перечня заголовков дел, служащий для раскрытия содержания и состава дел, а также закрепления внутри учета и фонда дел их систематизации. Составление описи является в делопроизводстве завершающим этапом работы с документами.
Опись дел – это справочник по содержанию дел и учетный документ одновременно.
Данный документ состоит из отдельных годовых разделов. Оформляется он отдельно на дела:
- временного и постоянного хранения;
- включающие специфические документы, которые характерны для данного предприятия (следственные, судебные дела, тематические научные отчеты, рационализаторские предложения и другие);
- по личному составу;
- на ведомственные служебные издания.
Отдельная опись есть перечнем дел с индивидуальной валовой нумерацией.
Описи на дела в делопроизводстве должны составляться в каждом структурном отделе сотрудниками службы документационного управления. За своевременное и качественное оформление описей ответственность несут руководители структурных отделов.
Годовые разделы документов по личному составу, временного и постоянного хранения составляются по унифицированной форме в обязательном порядке. Совокупность комплектующих элементов описания всех дел в описи называют описательной статьей. Она включает в себя такие элементы:
- номер дела по соответствующей описи;
- заголовок дела (части, тома), который полностью соответствует его заголовку, отображенному на обложке дела;
- индекс дела;
- дату дела;
- количество листов в документе;
- примечание;
- срок хранения.
В опись каждое дело вносится под индивидуальным номером. Присвоение номера и группировку дел в описи структурного отдела выполняет архив предприятия. В конце документа вносится итоговая запись, в которой прописью и цифрами указывается число дел, что числятся по описи, последний и первый номер дел в описи.
Документ подписывается составителем, затем согласовывается с руководителем отдела документационного управления и утверждается начальником структурного отдела. Опись разрабатывается в двух экземплярах. В структурном отделе оставляют один, а второй вместе с делами передается в ведомственный архив.
Годовой раздел документа постоянного хранения, который предназначается для отправки в государственный архив, утверждается ЭПК архивной организации и должен печататься в четырех экземплярах. Предприятие в установленные сроки обязуется сдать описи с утвержденными разделами, а государственный архив обязан принять на сбережение дела, внесенные в опись.
Скачать бланк описи дел структурных подразделений
Скачать бланк описи дел по личному составу