Письмо-напоминание входит в число деловых писем. Оно составляется в случае уклонения компании-партнера от исполнения принятых на себя обязательств, нарушения законодательных норм или принятых ранее договоренностей.
Предприятие, имеющее основание ожидать от делового партнера нарушения сроков исполнения договорных обязательств, может направить указанному партнеру письмо , в котором сделан акцент на приближение установленных сроков.
Данный вид письма дает возможность организации-составителю избежать возможных проблем, связанных с нарушением сроков исполнения договора, либо ускорить решение этих проблем.
Указанное письмо-напоминание составляется на фирменном бланке организации-составителя и имеет следующую структуру:
- дата составления документа и присвоенный ему регистрационный номер;
- сведения об адресате (наименование компании и должностного лица, на имя которого составлено письмо);
- обращение к адресату;
- текст письма, в котором приведены ссылки на пункты документа, устанавливающего обязательства сторон по конкретной сделке; здесь же излагается просьба об исполнении вышеуказанных обязательств.
При этом текст письма-напоминания строится из ряда шаблонных фраз, например, «Напоминаем Вам о…», «Настоятельно просим Вас…», «Обращаем Ваше внимание на…», «Мы вынуждены настаивать на…» или «Ставим Вас в известность…».
В заключительной части письма автор может перечислить меры, которые будут предприняты в случае неисполнения адресатом взятых на себя обязательств. Как правило, любой договор уже содержит информацию о штрафных санкциях, причитающихся стороне, нарушившей договорные обязательства. Эти данные (со ссылкой на конкретный пункт договора или контракта) и следует указать в письме, либо привести ссылки на действующее законодательство.
Ниже ставится подпись составителя письма, в качестве которого выступает руководитель компании или его заместитель, и контактная информация, позволяющая адресату быстро связаться с составителем в случае возникшей необходимости.
Образец письма-напоминания о поставках скачать
Скачать пример письма-напоминания об оплате