Правильная структура делового письма позволяет составителю сформулировать основную мысль, а читателю быстро понять смысл и ответить на вопрос адресанта. Нужно соблюдать четкую структурированность письма, чтобы оно легко причислялось к информационно-справочным документам, вызывало уважение у людей, которым адресовано.
Внутренняя структура
Реквизиты адресанта (отправителя) содержат основную информацию о должности и местонахождении лица, который отправляет письмо, обычно указываются некоторые подробности об организации, если письмо должно отправляться не в рамках одной компании. Обычно для быстрого заполнения этого раздела используют специальный бланк.
Реквизиты адресата (получателя) обязательно включают занимаемую им должность, инициалы в развернутом виде, полное название кампании и ее фактический адрес.
Дата. Должно стоять число написания и отправления делового письма. Обычно его нужно вписывать в специальное окошечко на фирменном бланке. Указание даты позволяет упростить сортировку писем, которые должны укладываться в архиве строго в соответствии данному параметру.
Заголовок — это краткое изложение сути делового письма, адресат может быстро определить его цель. Заголовки могут быть составлены таким образом: «Вопрос по заказу касательно запчастей», «О перемене ставок на товар».
Обращение. Нужно обращаться к адресату персонально. Желательно предварительно узнать имя и отчество, если этого сделать невозможно, следует указать должность человека. Обращения могут выглядеть так: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемая Александра Степановна!», «Уважаемый господин заместитель директора!», «Уважаемые сотрудники!». В правилах написания делового письма считается неприемлемым применение сокращений, таких как «г-н», «г-жа». Не следует вместо полного имени и фамилии указывать краткие инициалы человека.
Преамбула или вступление. В ней описывается главная цель делового письма, а также факторы, побуждающие к его отправке. Развернутое разъяснение необходимо не всегда, только в случаях, когда требуется обсудить важные моменты, решение которых нужно проводить неотложно. Обычно начинается со слов: «Вынуждены довести до Вашего сведения…», «От корпорации «Н» поступило предложение…», «Должен Вас оповестить…», «Учитывая вчерашний разговор по телефону…». Информация, которую последовательно излагают в преамбуле, должна плавно переходить в следующий раздел письма.
Основная часть. Главная мысль и вся суть, любые подробности и предложения пишутся именно в этом разделе. Все предложения должны быть грамотно выстроены, взаимосвязаны. Спешке и яркому выражению своего мнения здесь не место. Многие предпочитают писать краткие письма, поэтому, если можно изложить основной смысл статьи в несколько предложений, не следует их растягивать. Заканчивать основную часть нужно с определенным посылом. Может выражаться надежда на заключение делового договора, продолжение сотрудничества, просьба об извинении, выражении уверенности в предстоящем событии или обращаться с определенным вопросом с указанием неразрешенных проблем или трудностей.
Заключение выражается формулой вежливости. При составлении заключительной фразы учитывается основная тема и цель письма, также степень знакомства и дружественности с адресатом. Чаще всего нужно окончить деловое письмо фразой «С уважением…», если отношения носят более доверительный характер, можно заменить стандартную форму заключения на «Искренне Ваш…».
Подпись. После написания фразы вежливости в заключении, нужно указать занимаемую должность на работе, далее полные инициалы: фамилию, имя и отчество адресанта.
Постскриптум. Данный раздел применяется по необходимости, необязателен. Нужен, если требуется передача какого-либо важного события, относящегося к теме письма, произошедшего уже после его написания. Иногда требуется указание интересной для адресата информации, которая не имеет прямого отношения к теме письма, однако дополняет его.
Приложения. К деловому письму могут прилагаться дополнительные бумаги, в которых содержится любая информация, иногда это копии документов, фотографии или любые другие предметы. Никаких правил к написанию и оформлению приложений не предъявляется.
Образец составления делового письма
Деловой стиль письма включает несколько правил
- Изложение выполняется по стандартной форме.
- Тон не передает эмоций.
- Точность передаваемой информации, правильное использование формулировок.
- Максимальная краткость текста.
- Применение языковых формул и терминов.
- Использование лексических сокращений.
- Преобладание кратких, распространенных предложений.
Деловое письмо нужно подготавливать только по одному вопросу или предложению. Иногда в качестве языковых формул используются иностранные слова, следует употреблять наиболее известные из них. В составлении письма по стандартной структуре следует придерживаться грамотности, четкости формулировок, тогда текст будет полностью прочитан и понят адресатом.