Авансовый отчет — документ первичных учетов, который подтверждает расходование подотчетных сумм, выданных авансом, с приложением всех документов оправдательного характера. Первоначально отчет должен заполняться подотчетным лицом и предоставляться им в бухгалтерию для осуществления последующей проверки, а также для осуществления утверждения руководителем организации и для списывания производственных расходов.
Образец заполнения отчета формы АО-1
Наличные деньги выдаются под отчет через кассу предприятия по кассовому расходному ордеру, в котором отмечается целевое предназначение данной суммы. В бухгалтерском отделе предприятия должен быть в наличии приказ о подотчетных лицах, содержащий определенный перечень лиц, имеющих право на получение под отчет денежных средств на хозяйственные расходы.
Соответствующим приказом утверждаются сроки, на которые производится выдача таких авансов. Приказ руководителя предприятия о направлении в служебную командировку работника, либо специальное командировочное удостоверение, служат основанием для предоставления средств на расходы командировочного характера.
В момент возвращения из служебной командировки или после истечения срока (в течение трех дней), на который был выдан аванс, подотчетное лицо должно в обязательном порядке отправить в бухгалтерский отдел отчет, к которому прилагаются необходимые документы, подтверждающие данные расходы, и совершить окончательный расчет.
Как правильно заполнить
Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 в единственном экземпляре. Бланк отчета двухсторонний. Подотчетное лицо с лицевой стороны должно указывать название предприятия, дату заполнения и номер отчета, свои ФИО, должность, табельный номер, в случае, если он имеется, а также отдел, в котором числится. Слева, в нижней части формы отчета заполняется таблица подотчетным лицом, с указанием сведений о предыдущих авансах, о полученных денежных средствах в настоящий момент, их перерасходе, расходе или остатке.
С обратной стороны данной формы подотчетное лицо вносит перечень документов, что подтверждают произведенные расходы (квитанции, чеки ККМ, командировочное удостоверение, транспортные документы, товарные чеки и иные документы), и по ним (в графах 1-6) размер суммы затрат. Все документы, которые были приложены к отчету, должны нумероваться в отчете в порядке выполнения их записи. Строка лицевой стороны 1а, графы 6 и 8 и формы оборотной стороны отчета заполняются на тот случай, если в иностранной валюте аванс выдается.
Последующее оформление отчета производится бухгалтером. Осуществив проверку правильности заполнения данного отчета, всех оправдательных документов и расходования денежных средств, ставит бухгалтер отметку, которая характеризует, что отчет утвержден согласно соответствующей суммы (прописью и цифрами), на лицевой стороне заполняет расписку и подотчетному лицу ее передает.
Подписывается проверенный отчет руководителем предприятия. Данный документ после проверки и утверждения руководителем будет принят к учету для списывания необходимых денежных средств. Выдача средств не допускается подотчетному лицу, которые имеет задолженность по предыдущим авансам, и передача наличных, выданных другому лицу под отчет.
Бланк авансового отчета формы № АО-1