При поступлении на предприятие на работника любой категории заводится личная карточка. Для ее заполнения используется форма № Т-2, основание — приказ о приеме на работу. Оформлением карточки занимается работник кадровой службы. Подлинность изложенных в ней сведений подтверждает лицо, на которое была заведена карта.
Образец заполнения
Работник ставит свою подпись в конце II раздела.
Личная карточка заполняется на основании следующих документов:
- документы, удостоверяющие личность работника (обычно паспорт)
- военный билет
- трудовая книжка
- документы об окончании учебных заведений
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
- свидетельство из налогового органа о постановке на учет
- приказ о приеме на работу
Остальную информацию вносят из сообщенных о себе сведений работником
Принцип заполнения формы № Т-2
- Наименование организации указывают полностью, сокращают только в тех случаях, когда наименование закреплено в учредительных документах; необходимо проследить за правильным написанием
- Табельный номер работников включает не более 6 цифр. Его присваивают каждому вновь прибывшему и не меняют до его увольнения
- Номера налогоплательщика и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывают на основании свидетельства о присвоении ИНН и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
- Первую букву фамилии работника следует указать в столбце «Алфавит»
- Необходимо отметить характер работы: «временно» или «постоянно»
- Вид работы записывают полностью: по совместительству или основная
- Буквами «М» или «Ж» обозначают пол
- Полностью записывают ФИО
- На основании документа, удостоверяющего личность, устанавливают и полностью записывают дату рождения в текстовой зоне. Код указывают в числовом формате
- Длина записи при заполнении строки «Место рождения» не должна превышать 100 символов (включая пробелы, знаки препинания). Области и районы пишут в родительном падеже, без запятых. При упоминании города, деревни, округа, области, поселка используют сокращение в виде первых трех букв (гор., дер., обл. и т.д.). Край, район, станция сокращают кр., рн., ст. Пишут полностью – аул, кишлак, село, станица
- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления 0К 019-95 служит основанием для присвоения кода места жительства в личной карточке
- Гражданство записывают без сокращений. Ее кодирование осуществляют в соответствии Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95.
Код 1 – гражданство РФ. Код 2 – двойное гражданство. Код 3 – иностранное гражданство. Код 4 – отсутствие гражданства - Полностью указывают языки, которыми владеет работник. Степень знания указывают при помощи кода. 1 – переводит со словарем, читает. 2 – читает, может объясняться. 3 – владеет свободно
- Графу «Знание иностранного языка» кодируют с использованием двух знаков. Первый – код языка, второй – степень знания
- Образование заполняется и кодируется в соответствии Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и ОКИН
- Уровням образования присваиваются следующие коды:
- 02 — начальное (общее) образование
- 03 — основное среднее образование
- 07 — среднее общее образование, полное
- 10 — начальное профессиональное образование
- 11 — среднее профессиональное образование
- 15 — неполное высшее образование
- 18 — высшее образование
- 19 — послевузовское образование
Во избежание ошибок при формировании записи о неоконченном образовании работника разработан пример заполнения.
- Запись об образовании работника, если оно не окончено:
- окончил 5-6 классов средней школы
- окончил 7, 8, 9 класс средней школы
- Обучается в высшем учебном заведении, но не окончил его:
- окончил 3 курса высшего учебного заведения
- окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но прервал его либо обучается на 3 курсе
- Обучается в среднем специальном учебном заведении, но не окончил его:
- окончил лицей, гимназию
- окончил профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение
- Вид образования по классификации:
- начальное образование
- среднее неполное образование
- основное общее или среднее профессиональное образование
- количество оконченных курсов или курс обучения в настоящий момент
- среднее общее или неполное среднее профессиональное образование
- среднее общее образование
- неполное высшее образование
- начальное профессиональное образование
При заполнении строки о наименовании учебного заведения допустимо сокращение слов, не искажающих смысл наименования. Слово «имени» сокращается «им.». Если за ним идут слова «академика» или «профессора», то следует писать «им. академика», «им. профессора» и т.д.
Любые сведения об образовании устанавливают при наличии документов. Свободные строки в этом разделе предназначены для названий и дат окончания высшего или среднего профессионального образования, второго образовательного учреждения. В том случае, если работник окончил несколько заведений по различным специальностям, указывают оба учебных заведения.
- Квалификацию по диплому указывают так:
- оконченное высшее учебное заведение: «бакалавр», «магистр», «специалист». Отмечают направление или специальность
- оконченное среднее учебное заведение: «товаровед», «техник», «менеджер», «бухгалтер» и прочее
Основную или дополнительную профессию указывают полностью в соответствии с приказом о приеме на работу и штатным расписанием. Ее кодирует на основании ОКПДТР
Дополнительная профессия – это та, которая не совпадает с основной и представляет интерес для организации
Стаж работы (непрерывный, общий, дающий право на какие-либо льготы, надбавку и пр.) рассчитывают исходя из записей в документах, подтверждающие соответствующий стаж
- код 1 – никогда не был в браке
- код 2 — находится в зарегистрированном браке
- код 3 — находится в незарегистрированном браке
- код 4 — вдовец (вдова)
- код 5 — разведен(а)
- Состояние в браке записывают и кодируют в соответствии с ОКИН.
Состав семьи. Указывают членов семьи и степень родства. Считаются ближайшими родственниками: мать, отец, дочь, сын, родной брат, родная сестра, лицо, на попечении которого находится работник
В строгом соответствии с паспортом указывают содержащиеся в нем данные. Адрес проживания записывают по принципу записи места рождения. Следует заполнить обе графы, адрес проживания по паспорту, фактический адрес, номер телефона.
- военного билета или документа, его заменяющего, удостоверения военнослужащего запаса
- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу
- «Сведения о воинском учете», то есть второй раздел личной карточки заполняется на основании следующих документов:
Для подтверждения согласия о внесенных данных в I и II раздел работник собственноручно проставляет дату и подписывает личную карточку. Сотрудник кадровой службы также должен поставить свою подпись, расшифровку подписи, наименование должности.
Далее следует перейти к заполнению раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» (III раздел). Он оформляется в соответствии с приказами о приеме на работу и о переводе на другую работу. Формы Т-1 и Т-1а, форма Т-5. Внесенные записи предоставляют работнику под роспись.
- дату прохождения аттестации
- решение комиссий
- ссылку на конкретный документ
- Раздел IV «Аттестация» заполняют полностью (все графы и столбцы). В нем отмечают:
Незаполненной может быть только графа «Основание»
Информация о повышение квалификации записывают в соответствии с предоставленными работником документами
- вид повышения квалификации
- даты начала/окончания обучения
- наименование учебного заведения, факультета при высшем или среднем учебном заведении, курсы при министерстве или предприятиях (различных организациях) и т.д.
- вид документа (удостоверение, свидетельство)
- Раздел V «Повышение квалификации» содержит:
Таким же образом вносят в раздел VI сведения о профессиональной переподготовке. Указывают специальность, направление, профессию, по которой произошла переподготовка.
Перечисляют государственные награды.
Раздел VIII «Отпуск» используют для учета всех отпусков, предоставляемых за период работы в организации работнику.
В таблицу по отпускам вносят только дату начала в соответствии с приказом. В графе «Дата окончания» указывают дату выхода из отпуска по факту (связано со случаями прерывания отпуска или вызова на работу до его окончания). В этой же таблице отмечают отпуска без сохранения заработной платы, так как его учитывают в подсчетах стажа работы
Раздел IX «Социальные льготы» используют для указания перечня льгот и их оснований. Которые предоставляются работникам локальными нормативными актами предприятия, федеральным законом, подзаконными актами.
- информацию об обучении на очных, заочных, экстернатных отделениях учреждений среднего и высшего профессионального обучения с проставлением дат из автобиографии
- информацию о работающем инвалиде. Следует указать справку МСЭК, группу инвалидности, дату ее установления, причины
- заключение экспертной комиссии о характере труда и его условиях
- Для полноты учета в разделе «Дополнительные сведения» можно указать:
Раздел XI «Основания увольнения» заполняют после увольнения работника. Здесь указывают дату, номер приказа, основания увольнения на основе точных формулировок, приведенными в ТК РФ.
После закрытия личной карточки сотрудник кадровой службы должен поставить личную подпись, расшифровку подписи, указать должность. Работник расписывается таким же образом, его подпись является подтверждением всех записей в личной карточке.
Принцип внесения изменений сведений о сотруднике
При изменении сведений в личную карточку вносят соответствующие данные. Их заверяет специалист отдела кадров своей подписью. Если корректировка касается разделов «Сведения о воинском учете», «Общие сведения», то работник также должен проставить свою роспись.
Схема внесения изменений идентична схеме по трудовой книжке.
При изменении фамилии старую следует зачеркнуть и записать новую на основании предоставленных документов.
Последующие изменения данных отражает в карточке работник отдела кадров.
Полностью заменять личную карточку нежелательно, так как в дальнейшем сложно восстанавливать все данные о сотруднике.
Изменений паспортных данных, состояния в браке можно производить с применением зачеркивания.
Принципы кодирования
Информация в личной карточке кодируются в соответствии с правилами по заполнению, которые определены Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами.
1. Форму считают испорченной, если в поле кодирования внесены некорректные записи. Подлежит переписыванию. Рекомендуется вносить точные коды либо до сдачи в архив не вносить их.
2. Часть реквизита остается пустой при отсутствии информации либо отрицательных ответах.
3. При заполнении дат названия месяцев пишут полностью, год — четырьмя цифрами.
4. Даты кодируют арабскими цифрами: число, месяц, год.
На предприятиях и организациях, которые не планируют введение АСУ кадровой деятельностью, можно не кодировать реквизиты.
Бланк личной кароточки работника
Форма личной карточки сотрудника
Образец заполнения формы Т-2 личной карточки работника