Этот документ необычен тем, что им начали пользоваться еще на предприятиях советской торговли, с июля 1973 г. За бытность своего существования книга отзывов была изменена незначительно (в июне 1987 г. и марте 1995 г.), и используется по настоящий момент на субъектах сферы торговли и оказания бытовых услуг. Организации в своей деятельности руководствуются «Инструкцией о книге отзывов и предложений на предприятиях розничной торговли и общественного питания», утвержденной Приказом Министерства торговли СССР (23.07.1973 г.).
Регистрация и оформление
Для оформления и регистрации контрольного журнала и книги отзывов следует подать заявку в районное или территориальное управление администрации. Оба документа должны иметь пронумерованные и прошнурованные страницы, скрепленные печатью.
Оставленные клиентом отзывы (пожелания) не должны оставаться без внимания. Администрация предприятия обязана ответить на них в письменном виде, оставив запись «принято к сведению», «вынесен выговор», «объявлена благодарность» и .т.п. При вынесении замечания или выговора руководитель ссылается на номер приказа, на основании которого применены административные взыскания.
Любой вышестоящий надзорный орган, в ходе проведения аудита и проверок, вправе изучить содержание книги отзывов и предложений. Выводы комиссии отражаются в виде записей в графах контрольного журнала – документа для внутреннего пользования предприятия.
Действие книги отзывов и журнала контроля должно продлеваться на каждый календарный год в органах административного округа. Его работники проверяют целостность документов, сохранность печати, нумерацию и т.п.