Одним из видов коммерческого письма является письмо-претензия. Оно содержит заявление о несоответствии предъявляемых к товару или услуге требований, обозначенных в договоре.
Цель рекламации – возмещение убытков, наступивших в результате нарушения оговоренных условий. Претензию составляют на бланке письма.
Единой формы нет, так как на практике могут возникнуть множество ситуаций. Однако существуют правила оформления и обязательные элементы текста. Их соблюдают вне зависимости от повода составления претензии.
Рекламация содержит следующие сведения:
- наименование и адрес предприятия, которому направленно письмо;
- основание предъявления претензии (ссылка на гарантийное письмо, договор или иные обязательства);
- суть претензии (указывают на то, какое обязательство было нарушено и в какой мере);
- доказательства (ссылка на документацию, подтверждающую нарушение условий договора);
- требования составителя рекламации (замены, уценки, допоставки товара, возврата суммы, возмещения убытков, расторжения контракта и прочее).
Пример письма-претензии о замене товара в магазине
Претензию направляют заказным письмом, а также с уведомлением о вручении. К ней прикладывают копии документов, служащих подтверждением и имеющих для обеих сторон полную доказательную силу. В тексте письма на них делают ссылку с перечислением (или заносят в отметку о приложении). Документами служат: акт экспертизы или несоответствия товара по качеству и количеству, транспортные документы и т.д. Организация, которая направляет рекламацию, сохраняет квитанцию почтового отделения.
Используемые фразы: «Направляем/предъявляем/заявляем Вам претензию на/в связи с/в отношении…», «В партии товара обнаружена недостача…» и прочее.
В конце следует просьба о замене, отправке нового, поставке недостающего товара, а также возмещении стоимости, убытков и т.п.
Заголовок к тексту должен содержать ссылку на договор, по которому составлялась претензия.
Образец письма-претензии скачать